De Tovertafel projecteert interactieve spellen op een tafel of vloer, waarmee mensen met bijvoorbeeld dementie worden gestimuleerd om samen te bewegen en te spelen. Wat begon als een promotieonderzoek is uitgegroeid tot een wereldwijde scale-up. De kern van het bedrijf is de ontwikkeling van de spellen; de bedrijfsprocessen moeten die missie zo efficiënt mogelijk ondersteunen.
De uitdaging: van start-up naar een wereldwijde operatie
De snelle groei bracht een klassieke uitdaging met zich mee: de processen van een start-up volstonden niet meer voor een wereldwijde operatie. Tom Schild, user centered proces designer bij Tover: “Ik denk vanuit mijn collega’s: wat hebben zij nodig om efficiënt te werken?” Om op te schalen was het cruciaal om handmatige acties te automatiseren en de informatiestroom tussen afdelingen als sales, marketing, operations en financiën te stroomlijnen.
De oplossing: een centraal en geautomatiseerd proces
Welisa implementeerde een centrale oplossing op basis van Sales Cloud en Service Cloud, die het hele traject van lead tot factuur en activatie ondersteunt. Leads komen automatisch binnen, worden opgevolgd door sales en bij een gesloten deal synchroniseert het systeem de gegevens met het financiële systeem.
Omdat de spellen softwareproducten zijn, ontwikkelde Welisa een cruciale feature op maat: de automatische activering van spelabonnementen. Tom: “Als een klant een abonnement bestelt, activeert Salesforce dat direct. Zo kunnen ze er meteen mee aan de slag.” Ook de operations-afdeling is aangehaakt: “Zij weten precies waar welke Tovertafel naartoe moet. Iedereen kan gemakkelijk de informatie vinden die ze nodig hebben.
Het resultaat: efficiëntie, inzicht en directe waarde voor de klant
De nieuwe, gestroomlijnde werkwijze levert Tover veel op. Medewerkers zijn minder tijd kwijt aan handmatige taken en hebben beter inzicht in het hele proces. Marketing kan campagnes beter volgen en de salesafdeling werkt via een eenduidig proces, wat essentieel is voor de samenwerking met internationale partners. De belangrijkste winst zit bij de klant: die kan een nieuw spelabonnement direct na aankoop in gebruik nemen.
Een partner met dezelfde overgave
De culturele klik met Welisa was voor Tover essentieel. “Ik vind de snelheid en flexibiliteit heel fijn. Welisa staat open voor nieuwe ideeën en schakelt snel,” vertelt Tom. De inzet tijdens de livegang was het bewijs van een echt partnerschap.
“Welisa zette zich 100% in en kon op dat moment een tandje bijschakelen. Ik weet niet welk ander bedrijf dat met zoveel overgave zou doen. We hebben dezelfde scherpte en hetzelfde doel: het maximaal haalbare willen halen.”
