Dat was de realiteit bij Hapert Aanhangwagens. Het vooruitstrevende merk, herkenbaar aan de stier in het logo en te spotten op aanhangwagens door heel Europa, verkoopt uitsluitend via professionele dealers. Vrijwel elke aanhangwagen is uniek: opgebouwd uit tientallen specificaties die correct door de keten moeten stromen. Als dat niet lukt, bouw je soms letterlijk de verkeerde wagen.
Versnipperde IT en handmatig werk
Vóór de transformatie werkte Hapert met krachtige applicaties, waaronder Elfsquad als productconfigurator en Ridder IQ als ERP-systeem. De uitdaging lag in de verbinding tussen deze systemen. Omdat de applicaties niet optimaal geïntegreerd waren, kostte het genereren van offertes, het inschieten van orders en het bieden van service veel handmatig uitzoekwerk.
Het resultaat: tijdrovend, foutgevoelig en moeilijk op te schalen.
“In het verleden bouwden we soms verkeerde wagens omdat de order onder water niet klopte. De volledige orderverwerking liep gewoon niet vlekkeloos.”
– Daan Verhagen, Head of Marketing & Communications bij Hapert
Daan Verhagen
Hapert had behoefte aan één geïntegreerd platform dat de complexiteit voor de gebruiker verbergt en fouten in de keten structureel uitsluit.
Samen met Welisa bouwde Hapert een centraal dealerportaal waar configuraties, offertes en orders samenkomen, direct verbonden met de fabriek.
- Eén centraal dealerportaal: voor complexe configuraties, B2B e-commerce en support.
- Geautomatiseerde orderflow: foutloze doorstroom van offertes direct naar de fabriek (Ridder IQ).
- Kortere salescycli: dealers genereren met één druk op de knop correcte PDF-offertes.
- Volledige ontzorging: regie over een complex landschap van Salesforce, Elfsquad en ERP.
Samen bouwen aan een centraal platform
Welisa stapte in op een laat moment in een breder, lopend transformatietraject van Hapert. Geen greenfield: het nieuwe platform moest worden gebouwd op een deels al bestaande IT-infrastructuur, onder hoge tijdsdruk, met meerdere leveranciers tegelijk. We namen samen met Hapert de technische regie.
“Wij zijn een MKB-bedrijf en een aanhangerbouwer. Wij werken met gereedschap in onze handen, niet achter een toetsenbord. Die specifieke IT-expertise van Welisa was absoluut nodig om dit complexe IT-landschap te stroomlijnen. Zonder een partner als Welisa was dit niet gelukt.”
– Daan Verhagen
Door het project op te knippen in behapbare fases met vaste beslismomenten (stage-gates), behield Hapert doorlopend de controle over planning en budget.
Transformaties op bestaande infrastructuur gaan zelden zonder hobbels, en die kwamen er. Tijdens de livegang stond de fabriek door datalimieten bijna stil.
“Het was extreem stressvol. We hebben echt een hele moeilijke fase gekend. Maar de intentie was altijd om er samen uit te komen. We hebben allebei in de spiegel gekeken, een dikke streep onder de tegenslagen gezet en zijn er samen sterker uitgekomen. We kregen de volledige support van Welisa.”
– Daan Verhagen
De oplossing
- Dealerportaal & B2B webshop (Experience Cloud): één beveiligde omgeving met Single Sign-On. Dealers bestellen onderdelen, bepalen leveradressen en raadplegen facturen en bestelhistorie, zonder tussenkomst van de binnendienst.
- Visuele configurator (Elfsquad): rechtstreeks beschikbaar binnen het portaal. Dealers stellen aanhangwagens op maat samen zonder hun werkruimte te verlaten.
- Geautomatiseerde offertes: één druk op de knop genereert een correcte PDF-offerte met de juiste dealerprijzen.
- Koppeling met Ridder IQ: automatische synchronisatie van accounts, producten, weborders en productspecificaties tussen Salesforce en het ERP. Zodra een offerte akkoord is, stroomt deze digitaal door naar productie (Quote-to-Order), inclusief alle benodigde specificaties.
- Service & Support (Service Cloud): dealers maken tickets aan die direct gekoppeld zijn aan orders of chassisnummers. Eenvoudige vragen worden afgevangen via een centrale kennisbank.
Klaar voor de toekomst
De foutgevoeligheid in de orderflow is uit het proces gehaald. Dealers configureren sneller, genereren correcte offertes zonder handmatig uitzoekwerk en volgen de status van supportaanvragen real-time.
“De foutgevoeligheid van ordercreatie tot de productie is er nu volledig uit. Nu worden altijd de juiste artikelen en hoeveelheden afgeboekt.”
– Daan Verhagen
Met dit fundament heeft Hapert volledige controle over de supply chain en de flexibiliteit om nieuwe markten of dealerdiensten toe te voegen zonder het systeem opnieuw in te richten.
Loopt de orderflow bij jouw dealernetwerk ook nog via te veel handmatige schakels?
Laten we samen kijken waar de foutmarge zit en wat een gerichte architectuur-audit oplevert.
