Resultaten in het kort
- 360-graden klantbeeld: Helder overzicht van wisselende eigenaren, jachtmakelaars en jachten als fundament voor zowel sales als service en jachtonderhoud.
- Gestroomlijnde compliance: Een overzichtelijke 5-stappen ‘Know Your Customer’ (KYC) module om complexe eigendomsstructuren en de herkomst van gelden te verifiëren.
- Gecontroleerde overstap: Een veilige migratie vanuit SuperOffice dankzij strakke testfases en duidelijke beslismomenten.
- Hoge adoptie: Een zachte landing voor het salesteam met gerichte trainingen en directe hypercare na de livegang.
- Toekomstbestendige roadmap: Een architectuur die direct is voorbereid op de aankomende integratie met het Infor ERP-systeem en de uitbreiding naar Service Cloud.
“Welisa begreep dat we meer nodig hadden dan een sales-tooltje; we hebben direct samen die bredere architectuur voor de toekomst ontwikkeld.”
– Jeroen van der Meer, CEO Heesen Yachts
Jeroen van der Meer
Exclusieve jachten en hun eigenaren
De verkoop van een Heesen jacht is geen standaard transactie. Het draait om langdurige relaties met een selecte groep klanten wereldwijd. Bij de verkoop en overdracht zijn vrijwel altijd meerdere partijen betrokken (zoals gespecialiseerde jachtmakelaars en wettelijke vertegenwoordigers). In het oude CRM-systeem SuperOffice was deze specifieke gegevensstructuur rondom eigenaarschap en wisselende contactpersonen lastig te beheren. Heesen zocht naar een platform om deze unieke salesprocessen in goede banen te leiden en direct te voldoen aan de strenge compliance-regelgeving. Daarnaast moest dit platform fungeren als een schaalbaar fundament waar op termijn ook de service en het jachtonderhoud logisch in samenkomen.
“Vroeger deden we veel aan massamarketing, nu halen we de marktdata naar onze eigen omgeving. Hierdoor kunnen we persoonlijk en datagedreven campagnes opzetten voor de circa 3.000 mensen wereldwijd die tot onze doelgroep behoren.”
Samen koers bepalen met strakke sturing
Omdat de overstap meerdere afdelingen raakte, was een gestructureerde aanpak cruciaal. Om te voorkomen dat het project zou verzanden in eindeloze iteraties, werkten we met vaste beslismomenten. Zo werd het solution design eerst formeel goedgekeurd voordat we de bouw startten. Heesen zette een interne projectmanager in voor de dagelijkse afstemming. Zij en de projectmanager van Welisa bewaakten samen de strakke testdeadlines en de voortgang.
Een succesvolle implementatie gaat voor ons echter verder dan alleen de techniek; het vraagt om een kritische blik op de onderliggende bedrijfsprocessen. We startten het traject daarom met een uitvoerige, strategische vragenlijst (questionnaire). Hiermee daagden we Heesen in de voorfase actief uit om hun eigen werkwijze scherp te krijgen. Jeroen zag de waarde van die aanpak direct terug:
“Welisa heeft heel goed geluisterd en onze behoefte strak vertaald naar systeemarchitectuur. Daardoor stond het fundament in één keer goed. Die uitgebreide vragenlijst zette de mensen ook direct aan het denken: hoe ziet ons proces er eigenlijk uit?”
Tijdens interactieve demo-rondes haalden we waardevolle feedback op, waarna we de complexe datastructuur succesvol naar Salesforce vertaalden. Binnen deze aanpak realiseerden we de volgende oplossingen:
- Datagedreven relatiebeheer (Sales Cloud): Het salesteam ziet nu in één oogopslag welke makelaars en wisselende contactpersonen betrokken zijn bij een specifieke deal. Tegelijkertijd brengt het systeem in kaart op welke schepen potentiële klanten momenteel varen, waardoor Heesen de exclusieve wereldwijde doelgroep heel gericht kan benaderen.
- Geïntegreerde KYC-module: Het wettelijk verplichte compliance-proces (gericht op anti-witwassen en internationale sanctiewetgeving) is direct in het platform verankerd. De backoffice wordt nu door een in Salesforce gebouwde, geautomatiseerde flow van vijf stappen geleid om identiteiten en de herkomst van gelden efficiënt en veilig te verifiëren.
- Architectuur voor het volledige IT-landschap: Het solution design is verder vooruitgedacht dan alleen de salesafdeling. Het datamodel is direct klaar voor de volgende fases, waaronder de uitrol van Service Cloud en de integratie met het ERP-systeem Infor.
Een Heesen jacht vaart uit de werf in Oss
In rustig vaarwater op de werf in Oss
Voor de datamigratie hanteerden we samen een harde grens. Na de data-export werd SuperOffice bevroren voor nieuwe invoer om vervuiling te voorkomen. Vlak voor de livegang verzorgden we gerichte trainingen voor de key-users en het salesteam.
De livegang vierden we uiteraard met taart. Direct daarna startten we een intensieve hypercare fase. We losten opstartvragen direct op, waardoor de dagelijkse operatie ongestoord kon doorgaan. Al tijdens de eerste check-in met de directie bleek de adoptie hoog en stroomden de positieve reacties binnen, waarna we direct konden doorpakken met het finetunen van de details.
De aangroeiende betrokkenheid gedurende het gehele traject zorgde voor een opvallend hoge adoptie en een zachte landing voor de organisatie. We hebben de gebruikers vooraf veel gevraagd, wat hen dwong na te denken over hun eigen proces. Toen zij vervolgens het systeem zagen (inclusief hun eigen documenten, jachten en kansen) kregen zij via de dashboards ook echt iets terug. Jeroen omschrijft die balans tussen gevoel en data treffend:
“Het werd echt ‘hun systeem’. Verkopers zijn artists; Salesforce brengt de nodige science en structuur naar de artist. Pas als je die dashboards krijgt, wordt het echt interessant voor het team.”
Schaalbaar fundament voor de toekomst
De vernieuwde Salesforce omgeving biedt Heesen Yachts een ijzersterk en schaalbaar fundament. De salesafdeling heeft nu met één druk op de knop inzicht in het exclusieve netwerk van eigenaren en jachtmakelaars. De backoffice heeft volledige controle over de compliance checks.
Omdat dit fundament nu stevig staat, groeit het platform eenvoudig mee met de organisatie. Zo kijken we inmiddels samen vooruit naar de volgende stap: het stroomlijnen van de service en het onderhoud via Service Cloud en een integratie met het ERP-systeem Infor. Hiermee breiden we het 360-graden klantbeeld verder uit van de allereerste kennismaking tot en met jarenlange service op het water.
Met dit schaalbare fundament kijkt Jeroen vol vertrouwen vooruit naar de volgende technologische stappen, zoals AI en de koppeling met service-interventies:
“IT moet een instrument zijn. Hoe efficiënter je infrastructuur, hoe meer tijd je hebt voor sales en productontwikkeling. Als je het niet goed inricht, ben je een data-inputslaaf. Ik wil dat we beslissingen nemen op basis van realtime data, zodat we nog meer kunnen ondernemen in plaats van administreren.”
Een Heesen jacht op het water
Worstel jij ook met complexe relatiestructuren en compliance-eisen binnen jouw salesproces? Tijd om afscheid te nemen van handmatig zoekwerk in verouderde systemen. Laten we tijdens een vrijblijvende kennismaking samen sparren over de ideale IT-architectuur voor jouw organisatie.
