Salesforce backup & recovery: wat gebeurt er als iemand duizend records verwijdert?
Een medewerker draait een import verkeerd. Duizend contracten zijn overschreven. Je gaat naar Salesforce om het terug te draaien, en ontdekt dat het niet kan. Salesforce heeft de infrastructuur beschermd, maar de inhoud van jouw fout is jouw verantwoordelijkheid.
Dit is het Shared Responsibility Model: Salesforce beveiligt het platform, jij bent verantwoordelijk voor de data erin. Bij menselijke fouten, corrupte imports of ongewenste wijzigingen ben je zonder eigen backup aangewezen op handmatige exports of dure recovery-services, zonder garantie op volledigheid. Veel organisaties ontdekken dit pas als het te laat is.
Het verschil tussen 'we hebben een backup' en 'we kunnen herstellen'
Een licentie kopen is simpel, maar een herstelstrategie inrichten is vakwerk. Zeker in complexe omgevingen (zoals de maakindustrie met zware CPQ-logica of Field Service data) hangt alles aan elkaar. Als je een Account terugzet, wil je dat de bijbehorende Contacten, Orders en Assets ook meekomen én weer correct gekoppeld zijn.
Wij helpen je niet alleen aan de tool, maar ook aan zekerheid.
- Onafhankelijk advies: Wij werken met marktleiders zoals Own (voorheen OwnBackup), Gearset, Flosum en de native Salesforce backup-oplossing. Wij adviseren wat past bij jouw budget en risicoprofiel. Wij zijn geen reseller, maar implementatiepartner.
- Proactief beheer: Wij kunnen de monitoring overnemen. Is de backup vannacht geslaagd? Zijn er rare afwijkingen in data-volume?
- Restore-testen: Een backup die niet getest is, bestaat niet. Wij simuleren scenario’s zodat we weten wat we moeten doen als het écht fout gaat.
Waarom uit de 'prullenbak' vissen niet genoeg is
Vaak horen we: “Maar ik kan toch dingen uit de Recycle Bin halen?” Dat klopt, maar dat is beperkt.
Beperkte bewaartermijn
Na 15 dagen is je data definitief weg.
Geen metadata
Als je per ongeluk een complex rapport, een dashboard of een workflow wist, zit dat niet in de prullenbak. Een goede backup-tool beveiligt ook je metadata (de structuur van je systeem).
Data corruptie
Als je per ongeluk 10.000 records wijzigt (bijvoorbeeld iedereen dezelfde achternaam geeft door een foute update), helpt de prullenbak niet. Je hebt dan een punt in de tijd nodig om naar terug te keren.
Functionaliteiten van een backup
Wij implementeren oplossingen die verder gaan dan een simpele kopie.
Geautomatiseerde dagelijkse backups
Geen handmatige ‘Weekly Export’ meer. Je data en metadata worden elk uur of elke dag automatisch veiliggesteld, zonder dat je er omkijken naar hebt.
Smart alerts
Het systeem waarschuwt als er iets afwijkends gebeurt. Worden er plotseling 500 records verwijderd op een zondagmiddag? Dan gaat er direct een alarm af, zodat je snel kunt ingrijpen.
Granulair herstel
Je hoeft niet het hele systeem terug te zetten (wat dagen duurt). Je kunt heel specifiek één record, één veld of één tabel terugzetten naar de status van gisteren, zonder dat je het werk van vandaag overschrijft.
Sandbox seeding
Een prettige bijkomstigheid voor developers: gebruik je backup-data om je testomgevingen (Sandboxes) anoniem te vullen met echte data. Zo test je nieuwe features altijd met realistische gegevens.
Een methodische aanpak voor dataverlies en hersteltijd
Wij benaderen backup als een risico-analyse.
- Risico-inventarisatie: Hoeveel data mag je maximaal verliezen (RPO – Recovery Point Objective)? En hoe snel moet je weer up-and-running zijn (RTO – Recovery Time Objective)?
- Selectie & implementatie: We kiezen de juiste tool en richten deze in.
- Training of managed service: We leren je team hoe ze een herstel doen, of wij beheren dit volledig voor je.
Voorkom dat een data-incident de bedrijfsvoering blokkeert
Dataverlies komt altijd onverwacht. Zorg dat het een incident blijft en geen ramp wordt. Laten we kijken of jouw dataveiligheid gaten vertoont. Vraag een vrijblijvende backup-scan aan.
Meestgestelde vragen
Maakt Salesforce zelf geen backups?
Het antwoord is genuanceerd. Salesforce zorgt voor de beschikbaarheid van het platform; als hun servers uitvallen, lossen zij het op. Echter, als data verloren gaat of corrupt raakt door een menselijke fout (zoals een foute import of per ongeluk verwijderde contracten), is dat jouw verantwoordelijkheid. Salesforce biedt wel de mogelijkheid om je data handmatig te exporteren. Hoewel dat een nuttige functie is, is deze platte data heel lastig weer correct terug te zetten in het systeem. Bovendien vereist zo’n export steeds een menselijke handeling, wat in de waan van de dag vaak vergeten wordt. In uiterste noodscenario’s kan Salesforce soms een data recovery voor je initiëren, maar dit is een traag en zeer prijzig proces, zónder garanties op volledig herstel.
Wat is het Shared Responsibility Model?
Dit model definieert de verdeling van beveiliging. Salesforce beveiligt de infrastructuur (hardware, software). Jij bent verantwoordelijk voor de data binnen die infrastructuur. Zonder eigen backup-strategie ben je bij dataverlies of corruptie volledig op jezelf aangewezen.
Hoe lang bewaart de Recycle Bin data?
De Recycle Bin (prullenbak) heeft een beperkte bewaartermijn: na 15 dagen is je data definitief weg. Daarnaast biedt de prullenbak geen oplossing bij data-corruptie (foutieve wijzigingen) en bevat het geen backup van je Salesforce configuratie (metadata).
Wat is het verschil tussen data en metadata backups?
Data betreft de inhoud van je systeem, zoals klantgegevens, contracten, orders en bestanden. Metadata is de structuur van je systeem, zoals rapporten, dashboards en workflows. Als je per ongeluk een complex rapport wist, vind je dit niet terug in de prullenbak. Een goede backup-oplossing stelt daarom zowel data als metadata veilig.
Hoe vaak moet je restore-tests doen?
Het is essentieel om het backup- en herstelproces regelmatig in de praktijk te testen. Veel moderne tools bieden hier gelukkig automatische checks voor, wat de dagelijkse controle makkelijk maakt. Toch is techniek alleen niet genoeg; er moet altijd periodiek een persoon verantwoordelijk zijn voor de daadwerkelijke validatie van dit proces. Wij helpen je bij het inrichten en uitvoeren van deze testen, zodat je blindelings op je herstelstrategie kunt vertrouwen als het echt fout gaat.
Wat betekenen RPO en RTO?
Deze termen gebruiken we bij de risico-inventarisatie. RPO (Recovery Point Objective) bepaalt hoeveel data je maximaal mag verliezen (teruggaan in de tijd). RTO (Recovery Time Objective) bepaalt hoe snel je na een incident weer operationeel (up-and-running) moet zijn.
Is de standaard 'Weekly Export' van Salesforce niet voldoende?
Nee. De Weekly Export is een platte dump van data (CSV-bestanden). Het is handig voor analyse, maar onbruikbaar voor herstel. Probeer maar eens handmatig duizenden records inclusief hun onderlinge relaties (die in verschillende CSV’s zitten) terug te zetten. Dat kost weken handwerk. Een backup-tool automatiseert dit herstelproces naar enkele minuten.
Wat gebeurt er met relaties tussen data (bijv. Klant en Orders) bij een restore?
Dit is precies waarom complexe omgevingen specialistische tools nodig hebben. Als je een Account handmatig terugzet, krijgt deze een nieuw ID. De koppeling met gerelateerde Orders, Assets of Contacten verbreekt dan. Onze oplossingen herstellen de data én de relaties in de juiste volgorde, zodat je CPQ- of Service-proces direct weer werkt.