In een oogopslag de juiste info
‘Wij gebruikten Salesforce al, maar voornamelijk als rapportagetool om contacten en
gespreksverslagen in te zetten,’ vertelt Cherryl. ‘De mensen in mijn team zagen het als een
verplichting. Ik wilde graag dat het systeem voor ons gaat werken, in plaats van dat het een last is.’
Om de ambitie richting honderdvijftig hotels in goede banen te leiden, helpt Salesforce nu enorm.
In korte tijd bouwde Welisa verschillende nieuwe dashboards in Sales Cloud. ‘De hotellerie werkt
samen met klanten als leisure agencies en bedrijven. Zo’n klant doet bijvoorbeeld bij drie locaties een
aanvraag voor een zaal of overnachtingen. Uiteindelijk gaat dat op één locatie door. In Salesforce
stond dat eerder dan als drie opportunities, wat natuurlijk niet zo is. Daar is nu een oplossing voor.’
Met goede data kan Cherryl bovendien veel beter op output sturen. ‘Ik kan nu precies zien wat de
conversie is per medewerker, en welke kansen er liggen per klant. Als de directie vraagt wat er in de
pijplijn zit per hotel, of per regio, hoeft ik niet eindeloos veel verschillende rapporten te draaien. Dat
is nu in een oogopslag te zien. Doordat veel handmatige handelingen geautomatiseerd zijn, kunnen
we gaan groeien zonder dat we extra salesmensen hoeven aan te nemen.’
‘We kunnen nu veel beter op output sturen’
Duurzaam gebruik van ruimte in de cloud
Door de uitbreidingen in Sales Cloud zijn ook workflows eenduidiger geworden. En Cherryl ziet nog
veel meer mogelijkheden. ‘Ik vind het heel belangrijk dat we één manier hebben van documenten
opslaan, op slechts één plek waar iedereen bij kan. Documenten worden op veel verschillende
plekken opgeslagen. Daardoor krijg je veel vervuiling en onnodige CO2-uitstoot. Daarom willen we nu
Salesforce en onze andere systemen koppelen aan Sharepoint. Dan hoeven we intern alleen nog
linkjes door te sturen.’ Verder maken de salesmedewerkers nu nog contracten in een template in
Word, om ze vervolgens te versturen vanuit Outlook. ‘Straks willen we dat allemaal in Salesforce
doen.’ Odyssey blijft graag samenwerken met Welisa, besluit Cherryl. ‘Wat mij betreft biedt de
techniek eindeloos veel mogelijkheden en die manier van denken zie ik ook bij Welisa. Bovendien zijn
de lijnen kort en zit er snelheid in. Dat werkt heel prettig samen.’
Het bedrijf Odyssey Hotel Group
- Exploiteert diverse hotelmerken op franchisebasis, waaronder Marriott en IHG.
- Heeft 21 operationele hotels in 5 Europese landen.
- Wil in 2026 150 hotels in bedrijf hebben.
- Heeft 545 medewerkers.
‘Welisa denkt net als wij: technisch is alles mogelijk’
De uitdaging
- De grote groeiambities vragen om een professionaliseringsslag.
- Salesforce werd vooral gebruikt als reportingtool om contacten en gespreksverslagen in te zetten. Odyssey wil met Salesforce meer op output kunnen sturen.
- Salesforce wordt ervaren als een last, maar moet juist werk uit handen gaan nemen door meer processen te automatiseren.
- Odyssey streeft naar een eenduidige workflow.
‘Dankzij een eenduidige workflow kunnen we verder groeien zonder dat we extra mensen nodig hebben’
De oplossing
- Welisa bouwde diverse dashboards in Salesforce Sales Cloud. Daarmee kunnen heldere rapporten gemaakt worden met de beschikbare data.
- Sales Cloud maakt inzichtelijk welke opdrachten er in de pijplijn zitten, zowel per hotel als per salesmedewerker.
- Veel processen zijn geautomatiseerd, waardoor minder handmatige handelingen nodig zijn.
De resultaten
- De workflows zijn eenduidig. Al binnen twee weken na livegang kan er meer werk worden verzet dankzij heldere en geautomatiseerde processen.
- Er kan beter gestuurd worden op output, doordat het helder is hoeveel tijd er in een klant gestopt wordt en wat het oplevert.
- Salesmedewerkers weten precies op welke klanten actie moet worden ondernomen.
- Het hele salesteam werkt nu op dezelfde manier en slaat bestanden op één centrale plek op, waar iedereen bij kan. Dat scheelt tijd en CO2-uitstoot door minder belasting van datacenters.
De toekomst
- Odyssey is dankzij de nieuwe mogelijkheden in Salesforce klaar om te groeien, zonder dat het bedrijf daarvoor nieuwe salesmanagers hoeft aan te nemen.
- Ook wanneer Odyssey een complete hotelketen overneemt, is dat geen probleem: uitbreiding van het salesteam kan eenvoudig nu de werkprocessen helder zijn.
- Odyssey heeft nog meer plannen om Salesforce verder voor zich te laten werken. Bijvoorbeeld door in Salesforce contracten aan te kunnen maken.
